Quando utilizar listas, tags e campos personalizados na ActiveCampaign

Quando utilizar listas, tags e campos personalizados na ActiveCampaign

Gerenciar uma base de contatos de forma eficiente vai muito além de simplesmente cadastrar leads ou clientes. É preciso ter clareza sobre como organizar esses contatos, como segmentá-los e como garantir que eles recebam as comunicações certas no momento certo.
Na ActiveCampaign, três elementos são fundamentais para essa organização: listas, tags e campos personalizados.
Cada um desses elementos tem uma função específica dentro da plataforma e entender essa diferença é o primeiro passo para ter uma operação mais organizada, eficiente e, principalmente, escalável.
Ao longo deste artigo, você vai aprender as melhores práticas para utilizar listas, tags e campos personalizados, além de entender como eles trabalham juntos para tornar sua estratégia de CRM e automação muito mais poderosa.

Listas — O que são e como usar da forma correta

O que é uma lista na ActiveCampaign?

Uma lista é o elemento que define se um contato pode ou não receber e-mails. Ela funciona como uma autorização explícita de comunicação. Se o contato estiver com o status “Inscrito” em uma lista, ele poderá receber os e-mails enviados para essa lista. Se ele não estiver, qualquer tentativa de envio de email será bloqueada pela plataforma.
Por isso, uma lista responde basicamente a uma pergunta: “O contato está apto ou não a receber comunicações sobre este tema via email?”
Saiba mais sobre os status de lista no artigo “O que são os status de lista na ActiveCampaign”.

Quando criar uma lista?

O erro mais comum que encontramos é quando as listas são usadas para representar o perfil do contato, como por exemplo:
  1. Lista de Leads
  2. Lista de Clientes
Essa prática gera problemas operacionais e prejudica diretamente a experiência do contato no centro de preferências. Isso porque, se o contato quiser parar de receber um determinado tipo de comunicação (ex.: promoções), ele acaba se descadastrando da única lista em que está, e com isso, você perde a permissão de enviar qualquer outro tipo de email, como newsletters ou atualizações importantes.
O ideal é que as listas representem temas de comunicação, e não perfis.
InfoSaiba mais sobre os centros de preferência no artigo “Como criar e usar o Centro de Preferências na ActiveCampaign​”.

Boas práticas para criar listas

  1. Crie uma lista para cada tema, produto, serviço ou tipo de conteúdo que você envia emails.
  2. Use listas para dar ao seu contato a opção de escolher quais temas ele quer receber emails.
  3. Nunca use listas para distinguir leads, clientes, ex-clientes ou outros perfis. Essa distinção é feita com tags e campos personalizados.

Como nomear uma lista corretamente

O padrão de nomenclatura que recomendamos é:
"Tipo da Comunicação › Tópico ou Produto"
Exemplos:
  1. Produto › Entregabilidade Sem Segredos
  2. Newsletter › Marketing Digital
  3. Promoções › Ferramenta XPTO
  4. Evento › Webinar XPTO
InfoSaiba mais sobre como criar listas no artigo “Como criar e gerenciar listas na ActiveCampaign”.

Tags — O que são e qual sua função na organização da base

O que é uma tag na ActiveCampaign?

Tags são rótulos aplicados aos contatos para identificar características, interesses ou ações que eles realizaram. Elas são extremamente úteis para criar segmentações, disparar automações e entender o comportamento da sua base.
Diferente das listas, que controlam a permissão de envio, as tags servem para te ajudar a entender quem é o contato e o que ele já fez.
Uma tag basicamente responde à pergunta: “O contato tem essa característica, fez essa ação ou participou deste evento?”
Aprenda mais sobre como criar e gerenciar tags no artigo “O que são tags e como usá-las na ActiveCampaign”.

Quando usar uma tag?

  1. Para identificar se um contato realizou uma ação específica, como:
    1. Baixou um material.
    2. Participou de um evento.
    3. Gerou um boleto.
    4. Abandonou um carrinho.
  2. Para mapear interesses gerais.
  3. Para identificar a origem do lead.
  4. Para registrar eventos importantes na jornada do contato.

Limitações das tags

  1. Uma tag não armazena valores.
  2. Ela só responde se o contato possui ou não aquela tag.
  3. Tags não são ideais para informações que mudam frequentemente ou que possuem múltiplos valores, como status, datas, planos ou níveis de acesso.

Boas práticas para criar tags

  1. Utilize tags para mapear ações, histórico e interesses.
  2. Não use tags para informações que representam o estado atual do contato, e que podem mudar ao longo do tempo — para isso, use campos personalizados.
  3. Prefira sempre manter uma padronização clara, com categorias e descrições bem definidas.

Como nomear uma tag corretamente

O padrão de nomenclatura que recomendamos é:
"Categoria › Descrição › Produto ou Tópico"
Exemplos:
  1. Ação › Compra Aprovada › Produto XPTO
  2. Ação › Abandono de Carrinho › Curso XPTO
  3. Evento › Participou › Webinar XPTO
  4. Interesse › Tópico XPTO

Campos personalizados — O que são e quando usar

O que é um campo personalizado?

Os campos personalizados armazenam informações específicas, únicas e dinâmicas sobre cada contato. Ao contrário das tags, que são binárias, os campos permitem registrar dados que possuem múltiplos valores, que podem mudar com o tempo, e que são exclusivos de cada contato.
Se uma lista responde à pergunta “O contato quer receber este tipo de comunicação?”, e uma tag responde “O contato tem esta característica ou realizou esta ação?”, o campo personalizado responde à pergunta: “Qual é o valor atual desta informação sobre o contato?”
Entenda como escolher o tipo certo de campo no artigo “O que são campos personalizados e como escolher o tipo certo na ActiveCampaign”.

Quando usar campos personalizados?

  1. Quando a informação pode ter múltiplos valores.
  2. Quando ela representa um status atual, que pode mudar (ex.: ativo, inativo, cancelado).
  3. Quando você precisa de dados específicos, como:
    1. Data da última compra.
    2. Status de assinatura.
    3. Plano atual.
    4. Nível de acesso.

Vantagens dos campos personalizados

  1. Permitem fazer segmentações mais avançadas.
  2. Facilitam filtros usando operadores como:
    1. Contém, não contém, começa com, termina com.
    2. Maior que, menor que, igual.
    3. Antes, depois, entre (para datas).
  3. Evitam erros comuns de segmentação, como esquecer de remover uma tag.

Como nomear um campo personalizado corretamente

O padrão de nomenclatura que recomendamos é:
"Prefixo de 3 letras | Nome descritivo"
Exemplos:
  1. ESS | Status da Assinatura
  2. EVR | Status
  3. CXP | Data da Compra
  4. WFD | Data de Participação
O prefixo ajuda a identificar a qual processo, produto ou função aquele campo está relacionado.

Como tudo isso funciona na prática?

Imagine que você vende o Produto XPTO.
  1. Você tem uma lista chamada Produto › XPTO, que reúne todos os contatos que aceitaram receber qualquer comunicação sobre esse produto.
  2. Dentro dessa lista, você usa um campo chamado XPTO | Status do Produto, que pode ter os valores Ativo, Inativo ou ficar vazio (quando nunca comprou).
  3. As tags são aplicadas para registrar ações e eventos, como:
    1. Ação › Compra Aprovada › XPTO
    2. Ação › Abandono de Carrinho › XPTO
    3. Evento › Participou › Webinar XPTO

Como fazer a segmentação correta:

  1. Para não enviar ofertas para quem já possui o produto:
    1. Lista: Produto › XPTO
    2. E campo: XPTO | Status do Produto = Ativo
  2. Para enviar ofertas para quem nunca comprou ou é ex-cliente:
    1. Lista: Produto › XPTO
    2. E campo: XPTO | Status do Produto = Inativo ou vazio

Resultado:

  1. Uma base organizada, escalável, fácil de gerenciar e que oferece uma excelente experiência para seus contatos.

Conclusão

Organizar sua base na ActiveCampaign com listas, tags e campos personalizados da forma correta é o caminho para ter uma operação eficiente, escalável e com muito menos dor de cabeça.
Se você seguir estas boas práticas, sua comunicação será mais precisa, suas segmentações ficarão muito mais inteligentes e sua taxa de perda de leads por descadastro vai reduzir significativamente.

Dúvidas Frequentes

Preciso criar uma lista para leads e outra para clientes?

Não. As listas devem representar o tema ou o tipo de comunicação, e não o perfil do contato. A distinção entre leads, clientes e outros perfis deve ser feita usando tags e campos personalizados.

Posso usar uma tag para definir o status atual do contato?

Tecnicamente, sim. Mas não é recomendado. Para status que mudam (ex.: ativo, inativo, cancelado), o ideal é usar um campo personalizado. Isso evita erros como esquecer de remover uma tag antiga e mantém sua base limpa e atualizada.

Quando usar uma lista e quando usar uma tag?

Use listas para controlar se o contato quer receber comunicações sobre um tema. Use tags para registrar ações, interesses, origem do lead ou eventos específicos que aconteceram.

O que acontece se o contato se descadastrar de uma lista?

Se o contato se descadastrar de uma lista, você perde a permissão de enviar qualquer e-mail relacionado àquele tema. Ele continuará na sua conta, mas não receberá e-mails enviados para aquela lista.

Por que não usar só tags para tudo?

Porque tags não controlam permissão de envio. Elas são ótimas para organizar ações e históricos, mas o controle de quem pode ou não receber e-mails é feito pelas listas. Além disso, tags não armazenam valores — são apenas binárias (tem ou não tem).

Artigos Relacionados

  1. O que são os status de lista na ActiveCampaign
  2. O que são tags e como usá-las na ActiveCampaign
  3. O que são campos personalizados e como escolher o tipo certo na ActiveCampaign
  4. Como criar e usar o Centro de Preferências na ActiveCampaign
  5. Como criar e gerenciar listas na ActiveCampaign

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