Se você acredita que limpeza de lista é algo que se faz de vez em quando, quando algo dá errado, é hora de rever esse conceito. Limpeza de lista não é um evento isolado, mas sim um processo contínuo, que deve acontecer automaticamente na sua conta, todos os dias.
Manter sua lista limpa é fundamental para garantir uma boa entregabilidade dos seus e-mails, preservar sua reputação como remetente e evitar que suas campanhas acabem na caixa de spam dos seus contatos.
Neste artigo, você vai entender qual é a forma correta de fazer uma limpeza de lista eficiente, com foco no engajamento real dos seus contatos — e não apenas na data da última interação.
Por que a limpeza de lista é essencial
A limpeza de lista é o processo de identificar e descadastrar contatos que estão desengajados com suas comunicações de e-mail. Ela não é uma tarefa pontual, feita de tempos em tempos — é uma rotina essencial, que deve rodar automaticamente todos os dias na sua conta.
Por que a limpeza é tão importante:
- Melhora a entregabilidade: Enviar e-mails apenas para contatos engajados faz com que mais mensagens cheguem na caixa de entrada.
- Aumenta as taxas de abertura e clique: Sua comunicação chega apenas para quem tem interesse, o que naturalmente melhora esses indicadores.
- Fortalece sua reputação de remetente: Se você envia e-mails para a caixa de entrada e não envia e-mails para a caixa de spam, sua reputação de remetente aumenta. E quanto melhor sua reputação, mais e-mails vão para a caixa de entrada.
- Evita desperdício: Você para de gastar recursos com contatos que não trazem retorno para o seu negócio.
Se quiser entender mais a fundo como funciona a reputação de remetente, leia o artigo “O que é reputação de remetente e como ela impacta sua entregabilidade”.
O que acontece quando você não faz limpeza de lista
Não fazer a limpeza de lista traz um risco grave e direto para sua operação de e-mail marketing. Quando você continua enviando e-mails para contatos desengajados, os provedores de e-mail — como Gmail, Outlook e outros — começam a perceber que suas mensagens não são bem recebidas.
O que acontece na prática:
- Seus e-mails começam a ir para a caixa de spam desses contatos desengajados.
- Quanto mais e-mails vão para o spam, mais o provedor entende que você é um remetente irrelevante, ou até um possível spammer.
- Isso faz com que sua reputação de remetente caia.
- Quando sua reputação diminui, até os contatos que eram engajados passam a não receber seus e-mails na caixa de entrada, porque o provedor generaliza essa percepção para toda sua base.
- O problema se torna uma bola de neve: cada vez mais e-mails vão para o spam, mais contatos se tornam desengajados, e sua taxa de entrega despenca.
Quer entender como os provedores fazem essa classificação? Leia também o artigo “Como funciona o posicionamento de e-mails na caixa de entrada e no spam”.
O erro de fazer limpeza com base só na recência
Um dos maiores erros que vemos é usar como critério de limpeza apenas a falta de interação nos últimos 30, 60 ou 90 dias.
Esse critério é falho. Ele ignora completamente o histórico de engajamento do contato. E isso pode gerar dois problemas sérios:
- Caso 1: Um contato abriu todos os 100 e-mails que você enviou no passado, mas nos últimos 90 dias você não enviou nada para ele. Esse contato não deve ser descadastrado — ele é altamente engajado e ainda é relevante para sua operação.
- Caso 2: Um contato nunca interagiu com seus e-mails, mas abriu justamente o último e-mail que você enviou. Apesar da interação recente, o histórico dele mostra que ele tem baixíssimo engajamento. Esse contato prejudica sua reputação e deve ser removido.
Por isso, não é a recência de interação que importa, mas sim o nível de engajamento acumulado ao longo do tempo.
A estratégia correta de limpeza de lista não é baseada em tempo, mas sim no nível de engajamento do contato com sua comunicação.
Engajamento é a soma da qualidade e da quantidade de interações que o contato teve com seus e-mails ao longo do tempo.
Por que o engajamento é o melhor critério?
- Contatos com baixo engajamento tendem a receber seus e-mails no spam.
- Eles não contribuem para a performance da sua base.
- Eles puxam sua reputação para baixo, prejudicando quem realmente quer ouvir de você.
Quer entender isso mais a fundo? Leia o artigo “O que é engajamento de e-mails e como calculá-lo corretamente”.
Como medir engajamento na prática
Por padrão, a ActiveCampaign não oferece uma métrica direta de engajamento. Ela mostra apenas a data da última interação.
Por isso, para fazer limpeza baseada em engajamento, você precisa criar sua própria estratégia. Existem basicamente duas formas manuais de fazer isso dentro da plataforma:
1. Lead Scoring personalizado
- Crie uma pontuação que soma ações como abrir e-mails, clicar em links, responder campanhas, etc.
- Configure também uma redução de pontos ao longo do tempo, se o contato não interage.
- Quando o lead atinge um score muito baixo, ele entra na sua lógica de limpeza.
2. Automação de contagem de interações
- Monte automações que registram cada interação (abertura, clique, resposta) em campos personalizados.
- Ao longo do tempo, você terá um histórico claro e poderá definir regras como: “Contatos com menos de X interações nos últimos 6 meses serão descadastrados.”
Essas são opções viáveis, mas são trabalhosas, exigem manutenção constante e podem gerar erros na contagem.
A solução mais precisa: E-mail Analytics da Inbox
Se você quer uma análise precisa, prática e sem margem de erro, a melhor solução é utilizar o E-mail Analytics, o aplicativo desenvolvido pela Inbox.
Com ele, você tem acesso a dados que a ActiveCampaign não entrega nativamente, como:
- A taxa de abertura, clique e resposta individual de cada contato.
- A quantidade total de interações que cada lead teve.
- A data, tipo e campanha da última interação.
O que nossos dados mostram
Analisando centenas de contas que utilizam o E-mail Analytics, descobrimos um dado alarmante (e muito consistente):
- Em média, 80% da base de contatos ativos das empresas tem menos de 10% de taxa de abertura.
- Isso gera até 60% de custo a mais no plano da ActiveCampaign, pagando por contatos que não geram resultado.
Isso significa que a maioria das bases está cheia de contatos desengajados, que só estão ali aumentando seus custos sem gerar resultados, puxando a reputação para baixo e prejudicando a entregabilidade.
O que você pode fazer com o E-mail Analytics
- Saber, de forma clara, quantos contatos estão realmente engajados e quantos não estão.
- Criar segmentações inteligentes, baseadas em dados reais, para proteger sua reputação e melhorar sua entregabilidade.
- Tomar decisões rápidas sobre quem manter ativo na base e quem descadastrar.
Quer saber como está a sua base hoje?
Você pode utilizar o E-mail Analytics para ter uma visão completa do engajamento da sua base.
Limpeza de lista deve ser automática e constante
Limpeza de lista não é um evento isolado, nem uma tarefa manual. Ela deve acontecer de forma constante e automatizada.
- Crie automações que identifiquem e descadastrem contatos com baixo engajamento todos os dias.
- Use lead scoring, campos personalizados ou o E-mail Analytics como fonte de dados para essas automações.
- Garanta que esse processo rode de forma contínua para proteger sua reputação e manter sua entregabilidade no topo.
Quer saber como montar esses fluxos? Veja também o artigo “Guia de automações essenciais para ActiveCampaign”.
Dúvidas Frequentes
De quanto em quanto tempo devo fazer a limpeza de lista?
A limpeza não deve ser periódica, mas sim constante e automatizada.
Posso usar só a data da última interação como critério?
Não é recomendado. Você pode acabar removendo contatos engajados ou mantendo contatos que prejudicam sua reputação.
A ActiveCampaign tem uma função nativa para medir engajamento?
Não. A ActiveCampaign informa a última interação, mas não calcula o nível de engajamento. Isso precisa ser feito via lead scoring, automações ou com o E-mail Analytics da Inbox.
O que acontece se eu não fizer limpeza de lista?
Sua reputação como remetente diminui, seus e-mails passam a ir para o spam e sua taxa de entrega despenca.
É obrigatório usar o E-mail Analytics?
Não é obrigatório, mas é a forma mais eficiente, prática e precisa de avaliar o engajamento e realizar uma limpeza segura.
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